É um sistema de gestão de documentos eletrônicos. Uma vez no formato digital, os documentos podem ser armazenados e pesquisados em segundos. As raízes para a mudança são relativamente simples:
Os documentos físicos podem ser escaneados, indexados e armazenados no sistema. No momento em que uma pessoa deseja acessar este documento, poderá usar umas das ferramentas de pesquisa disponíveis para fazer a sua busca. Cada usuário poderá ter um privilégio de acesso diferente, permitindo-o ler, imprimir ou modificar o documento. Desta forma, garantimos a confidencialidade e integridade dos dados e a segurança da informação.
Os últimos avanços tecnológicos no campo dos scanners, tornou a conversão de documentos impressos ou papéis de forma rápida, barata e fácil. Um bom escaner irá colocar seu arquivo de papéis dentro de seu computador facilmente.
O sistema de armazenamento fornece uma forma confiável de guardar seus arquivos eletrônicos. Um bom sistema de armazenamento irá acomodar todos os documentos de sua empresa e terá uma solução apropriada que também preveja o crescimento futuro.
O sistema de indexação cria um modo de arquivamento organizado e possibilita a pesquisa futura de maneira simples e eficiente. Um bom sistema de indexação irá modificar os procedimentos existentes de maneira positiva e os irá torná-las mais efetivos.
O sistema de pesquisa usa informações sobre os documentos, incluindo os campos de indexação e o texto contido nos documentos, para encontrar imagens armazenadas na base de dados. Um bom sistema irá propiciar uma maneira fácil e rápida para encontrar documentos.
A pesquisa sobre um determinado documento, deverá estar disponível para quem realmente necessite acessá-lo. Um bom sistema de controle de acesso irá fazer com que os documentos sejam vistos por todos que estejam autorizados, em qualquer parte da empresa, seja localmente ou através da Internet ou Intranet corporativa.